Vóór de uitbraak van het corona virus heeft de meerderheid van de mensen op de werkvloer weinig kans gehad ervaring op te doen in de wereld van video conference. Nu is dat wel anders. De ochtend begint met een gezamenlijke video chat met alle collega’s om de bulletpoints van de dag samen door te kunnen nemen en samen te bespreken hoe het met iedereen gaat. Daarbij wordt er gedurende de dag ook online contact met elkaar opgezocht. Een snel berichtje via Microsoft Teams ter opheldering van een vraagstuk. Een videogesprek om ervoor te zorgen dat alles ook écht in overeenstemming is. Het zijn tijden waar iedereen vaker online te vinden is op de digitale werkvloer. Maar hoe gedraag je je dan precies?

We gaan er vanuit dat de basiskennis video chatten erin zit. Misschien heb je binnenkort een sollicitatiegesprek via videochat? Of ben je gewoon benieuwd op welke regels je kunt letten bij de volgende online team meeting? Wij hopen je uit te leggen welke business etiquette er heerst bij het volgen van een online videocall. Ready? Tijd om naar onderen te scrollen.

 

Instant Messaging

Het is verleidelijk om iemand meteen een vraag te kunnen stellen. Maar misschien niet zo beleefd om zo met de deur in huis te vallen. Dat geeft minder rust aan de ontvanger van je bericht. Geef deze een kans om je te begroeten en erachter te komen waarom je om zijn/haar aandacht vraagt. “Hallo, mag ik je iets vragen?” is een hartstikke goed begin van een gesprek, kort of lang! Zo geef je de persoon aan wie je een vraag wilt stellen ook de kans om wat tijd opzij te zetten om jouw vraag te kunnen beantwoorden. We weten niet waar de andere persoon mee bezig is, daarom is het belangrijk om eerst ruimte te maken voor het gespreksonderwerp.

  • Een goede openingszin heeft tevens ook meerdere voordelen. Juist omdat je niet goed weet waar de andere persoon mee aan de slag is, weet je ook niet wie er op het andere scherm meekijkt. Gevoelige vragen kunnen daarom ook beter eerst door middel van een begroeting naar voren worden geroepen. Door daarna eerst te wachten op een reactie van de andere partij weet je zeker dat je door kunt met het stellen van jouw vraag.

 

  • Mocht het niet genoeg zijn om via chat te communiceren, vraag dan altijd eerst om toestemming voor je besluit een video gesprek aan te gaan. Je collega kan misschien niet meteen beschikbaar zijn om voor een camera te verschijnen. Ook wanneer een video call misschien al is ingepland op een bepaald tijdstip is het beleefd om eerst een vraag te stellen. “Hallo! Komt het nog steeds goed uit om nu onze meeting te houden?”

 

Voorbereidingen

Probeer iets eerder in te loggen voor online meetings en begin alvast met het uploaden van belangrijke documenten of presentaties die tijdens de meeting aan orde zullen komen. Zo kom je niet alleen voorbereid over, maar weet je precies waar je zoeken moet zodra het aan jou de beurt is om de rest van het team of je collega toe te spreken.

Andere voorbereidingen zijn:

  • het testen van je camera en microfoon. De meeste programma’s waarmee je kunt videobellen geven je de optie om je eigen apparatuur te kunnen testen. Waar je dan vooral op kunt letten zijn:
    • Je Achtergrond : is deze druk en afleidend? Of heb je een effen muur waar je voor kunt gaan zitten? Dit helpt om de focus op jou te houden en niet op wat er achter je gebeurt.
    • Lichtval: zit je volop in het zonlicht of komt het licht van achteren? Door er voor te zorgen dat je voldoende in het licht te zien bent, maar toch niet direct met zonlicht te maken hebt, zorg je ervoor dat de personen aan de andere kant van het scherm geen problemen zullen hebben om jou in beeld te krijgen.
    • Headphones : heb je oortjes in? Zorg dan dat deze ook gekoppeld zijn aan het programma wat je gaat gebruiken. Onder ‘apparaten’ kun je deze linken om ervoor te zorgen dat al het geluid via je oortjes naar buiten komt en niet via de speakers van je computer of laptop.

Multitasking

Het is verleidelijk om tijdens een gesprek nog snel even een e-mail te beantwoorden. Maar probeer deze verleiding te weerstaan en je volledige aandacht op je gesprekspartner(s) te houden. Door je aandacht erbij te houden toon je respect voor de andere personen.

Zitten er veel andere deelnemers in het gesprek? Probeer dan zoveel mogelijk anderen aan het woord te laten. Merk je dat iemand er niet goed tussen komt? Dan is het goed om die persoon in een heldere en duidelijke stem te vragen om te herhalen wat hij wilde vertellen. Het is niet makkelijk om iedereen evenveel aan het woord te kunnen laten tijdens een gesprek met meerdere mensen. Toch is het een kwestie van respect en beleefdheid om niet door elkaar heen te praten en om anderen de kans te geven ook hun zegje te doen.

 

Het Gesprek Beëindigen

Over het algemeen is het een goed idee om een ​​chatbericht te beëindigen door de andere partij te bedanken voor de tijd of de hulp die is gegeven. Woorden als ‘Bedankt daarvoor! Over tien minuutjes heb ik weer een andere vergadering, dus ik ga alvast voorbereiden. Dag!” kan er al voor zorgen dat de relaties met onze collega’s online goed worden onderhouden. Toch zijn er momenten waar we worden onderbroken en niet de kans krijgen om een video chat goed te kunnen beëindigen. Daar is niks mis mee, want dat kan gebeuren. Het is echter wel zo beleefd om je collega even in te lichten zodra je daar de kans voor krijgt. Vooral als jij degene bent geweest die het gesprek is gestart. Ook wanneer je collega dan misschien zelf niet meer online is, toch even een berichtje sturen. Dan ontvangen ze je berichtje te volgende keer dat ze weer inloggen en weten ze dat je een reden had om er zo plotseling uit te springen :)